Een nieuw personeelslid aannemen, die na verloop van tijd niet functioneert, kan flinke financiële schade aan het bedrijf leveren. Door onder andere het aangaan van contractuele verplichtingen en de bescherming van werknemers bij wet, kun je niet zomaar uit elkaar gaan. Het doen van een referentiecheck kan veel informatie opleveren over een potentiële werknemer, die het nemen van een juiste beslissing kunnen ondersteunen. Een referentiecheck doe je zo!

Referentiecheck doen

Het nemen van een beslissing tot het wel of niet aannemen van een nieuwe collega of medewerker, blijft altijd voor een deel gebaseerd op gevoel. Na één of bij voorkeur meerdere gesprekken, heb je een goed gevoel bij een persoon of juist niet. Misschien twijfel je nog?

Er zijn uitgebreide mogelijkheden om meer gefundeerd te besluiten dat een persoon bij jouw organisatie past. Niet alleen qua persoonlijkheid, maar ook op basis van kennis en vaardigheden. Uitgebreide (psychologische) tests en assessments kunnen daarbij helpen, maar kosten veel tijd en geld. Het aannemen van een nieuwe personeelslid die niet functioneert, kan echter vele malen duurder zijn. Een goedkopere, maar daarmee zeker geen slechte methode om meer te weten te komen, is een referentiecheck doen. Middels enkele telefoongesprekken kun je veel over een persoon te weten komen.

Vragen bij referentiecheck doen

Een referentiecheck doen is meer dan alleen even bellen met iemand van wie jij het telefoonnummer hebt ontvangen. Door vooraf te bepalen wat je wilt weten, kun je meer gericht informatie inwinnen. Ook is het van belang te weten, wat de relatie van de referent tot de sollicitant is geweest. Welke vragen kun je stellen bij het doen van een referentiecheck?

Wat was de relatie tussen u en de betreffende persoon?

Wanneer een voormalig manager jou informatie over het presteren van de sollicitant in eerdere functies, dan is dat méér waardevol, dan wanneer een oud-collega verteld, dat ‘de sollicitant een fijne collega was met wie je altijd kon lachen!’. Betreft het een manager, was hij of zij dan direct verantwoordelijk voor de sollicitant? Had hij of zij dagelijks met de sollicitant te maken?

Klopt de opgegeven data op het CV?

Sollicitanten zijn geneigd om eerdere werkervaring, verantwoordelijkheden en resultaten op te kloppen. Dit creëert natuurlijk een mooier beeld van de sollicitant, maar is niet altijd de werkelijkheid. Door met een referent kort door de opgegeven data te lopen, kun je deze ‘leugentjes’ boven water krijgen. Denk aan de start- en einddatum van het dienstverband, de taken en verantwoordelijkheden, functieniveau en behaalde resultaten.

Hoe beoordeelt u het presteren van de sollicitant?

Hoe presteerde de betreffende persoon op de werkvloer? Bij het stellen van deze vraag, zal je in de meeste gevallen positieve antwoorden krijgen. De sollicitant geeft vanzelfsprekend alleen de contactgegevens van referenten, van wie hij of zij weet dat deze een positief woordje zullen doen. Door middel van doorvragen, kun je toch meer komen te weten en kun je soms een referent verleiden om even uit de rol van ‘aardig en vriendelijk’ te stappen en een eerlijk antwoord te geven. Het is niet per definitie dat een sollicitant liegt over zijn CV en prestaties. Dus blijf niet zoeken naar iets dat er niet is. Een referentie doen kan ook bevestiging opleveren van hetgeen jij met de sollicitant hebt besproken.

Hoe beoordeelt u de sociale omgang van de sollicitant?

Als de sollicitant in de functie binnen jouw organisatie veel met collega’s van doen krijgt, al dan niet moe samenwerken in teamverband, dan wil je graag weten hoe de sollicitant zich gedroeg in sociale contacten in eerdere werkomgevingen. Wat is de persoonlijkheid (introvert of extravert), hoe zijn de communicatieve vaardigheden, hoe verging het leggen van contact en hoe verging het werken in teamverband?

Wat zijn sterke punten en verbeterpunten van de kandidaat?

Als eerder aangegeven, krijg je vrijwel altijd de contactgegevens van een referent die een positief verhaal zal vertellen. Bij het vragen naar sterke punten en verbeterpunten, zal de nadruk dus ook op de sterke punten komen te liggen. Toch wil je ook weten, waar de kandidaat tegen aan liep en meer moeite mee had. Probeer deze punten in eerdere gesprekken met de sollicitant zelf al op tafel te krijgen. Je kunt ze dan bij een referentiecheck verifiëren bij de referent. Hopelijk zal de referent dan iets meer willen vertellen over bijvoorbeeld het effect van het verbeterpunt in de dagelijks werkzaamheden.

Wat is de reden dat de sollicitant niet meer werkzaam is bij uw organisatie?

Wanneer je aan tafel zit met een kandidaat voor een positie binnen jouw organisatie, dan krijg je van de betreffende persoon als antwoord op deze vraag veelal te horen, dat het zeker niet aan de persoon zelf heeft gelegen. Je kunt, als sollicitant zijnde, daarmee immers je eigen glazen ingooien. Het vertrek van een medewerker kan vele redenen hebben. Het kan aan de zijde van de werkgever liggen, bijvoorbeeld reorganisatie of het einde van een project. Het kan ook een bewuste keuze van de werknemer zijn, bijvoorbeeld bij een overstap naar een nieuwe uitdagende functie elders, of een bewust ingelaste pauze (sabbatical). Indien er sprake is van vertrek naar aanleiding van een conflict, veelvuldig ziekteverzuim of andere zaken die relevant zijn, dan wil je dat toch graag weten en meenemen in de beslissing.

Welke andere zaken zijn er die relevant zijn?

Er kunnen zaken zijn die je wel relevant zijn, maar die niet besproken zijn naar aanleiding van voorgaande vragen. Door deze afsluitende open vraag te stellen, bied jij de referent de ruimte om deze dingen aan te kaarten. Wat je kunt verwachten zijn mogelijke opmerkingen over ziekteverzuim, pauzegedrag, op tijd komen of andere soortgelijke zaken. Ze hoeven er niet per definitie te zijn, dus ga er ook niet bewust naar op zoek. Laat het initiatief bij de referent.

Wat niet in een referentiecheck?

Een referentiecheck doen levert waardevolle informatie op, die jou kan helpen bij het nemen van een beslissing om iemand wel of niet aan te nemen. De referentiecheck is dan ook met name gericht om informatie in te winnen over het functioneren van de betreffende persoon in de werksfeer. Er is een bepaalde grens waar informatie buiten de werksfeer valt en meer in het persoonlijke leven van de sollicitant terechtkomt. De grens is moeilijk vooraf te bepalen, zeker omdat het ook kan zijn dat een persoonlijke omstandigheid weldegelijk van invloed is op het presteren van de medewerker.

Zo makkelijk is een referentiecheck doen. Je kunt op basis van twee of drie referentiechecks een redelijk beeld vormen van jouw sollicitant in voorgaande werksituaties. Deze kleine investering in tijd kan jou een bevestiging geven, wat je zelf wellicht al had opgebouwd aan beeld over de betreffende persoon. Het kan jou ook een heel ander perspectief bieden op de situatie en jou doen besluiten om af te zien van het aannemen van de betreffende persoon. In dat geval is de investering nuttig geweest, want met een klein halfuur telefoneren heb je een mogelijke financiële kostenpost weten te besparen.

Kijk op zomaakjehetzelf.nl voor meer handige tips voor klussen en heerlijke recepten!