Opruimen met 5S methodiek is een gestructureerde aanpak om bijvoorbeeld je werkplek, overvolle schuur of magazijnruimte eens op te ruimen. Doel is niet eenmalig een grote schoonmaakactie te houden, maar een duurzame systematiek te in te voeren, zodat de ruimte altijd geordend is en blijft!
We gaan verder met het voorbeeld van jouw werkplek. Je werkplek is de plaats waar je een groot deel van de dag doorbrengt. Logisch dus dat je in de loop der tijd veel zaken bewaard, zoals documenten, visitekaartjes, pennen en stiften, boeken. Zeker wanneer het uit het zicht wordt bewaard, bijvoorbeeld in je ladeblok onder het bureau, valt het niet op dat je verzameling flink uit kan dijen. Pak het aan: gestructureerd opruimen met 5S
Opruimen met 5S methodiek kan je helpen op een gestructureerde wijze jouw werkplek weer op orde te brengen en zo te houden. Zeker wanneer je het gezamenlijk aanpakt met je collega’s, kan er een ordentelijke kantooromgeving ontstaan. Dit werkt aanzienlijk prettiger, dingen zijn makkelijker te vinden, en het oogt beter. Waar staat 5S voor en hoe ga je te werk?
De methode opruimen met 5S is gebaseerd op 5 stappen. Het is een onderdeel uit het Lean concept en is ontwikkeld in de Japanse productie industrie. De stappen uit de gestructureerde, gestandaardiseerde aanpak van schoonmaken hebben Japanse namen die allen beginnen met een S. Zo is dus de naam ’5S’ ook meteen verklaard. Er zijn ook Nederlandse benamingen bedacht met beginletter S:
Het gestructureerd opruimen met 5S van de werkomgeving heeft als doelen:
De eerste stap bij opruimen met 5S maakt direct een aanzienlijke impact: je gaat alle spullen scheiden van elkaar op basis van de criteria:
Vanzelfsprekend laat je de spullen staan die echt noodzakelijk zijn voor de werkplek. Bijvoorbeeld zonder je computer kun je waarschijnlijk niet werken. Spullen die je al een tijd niet hebt gebruikt, maar wellicht hergebruikt kunnen worden (door een collega), die zijn overbodig. Denk bijvoorbeeld aan een boek, of een bureaulamp die je zelden gebruikt. Spullen die defect zijn, of totaal geen waarde hebben, bijvoorbeeld documenten die al jaren oud zijn, die gooi je weg.
De spullen binnen het vlak: Overbodig worden nogmaals bekeken. Heeft niemand behoefte aan de spullen? Dan weggooien! Je kunt een bepaalde periode hanteren, welke anderen kunnen gebruiken om te kijken wat er tussen staat. Is de periode voorbij, dan zijn de spullen die daar nog staan zeer waarschijnlijk echt niet nodig: weg ermee!
Tip: Probeer te voorkomen dat alsnog veel wordt opgeslagen in het magazijn. Hanteer de stelregel: bij twijfel, weg! Oftewel “When in doubt, move it out!”
De tweede stap bij opruimen met 5S is het schikken van de spullen die je echt nodig hebt voor het kunnen uitvoeren van je werk. Geef zaken een vaste plek, zodat je het altijd terug kunt vinden. En ook anderen kunnen dit! Markeer eventueel de plaats waar iets komt te staan. Een klassiek voorbeeld van een geschikte werkplek is het bord waarop gereedschap komt te hangen. Teken met een potlood de omtrek van het stuk gereedschap op het bord. Er bestaat geen twijfel meer waar dan de hamer of de zaag moet hangen!
Tip: Visuele markering, bijvoorbeeld kleur, werkt het best en is voor iedereen te begrijpen. Op de afbeelding zie je de ordners met een schuin getrokken gekleurde lijn over de ruggen. Door deze lijn zie je in één oogopslag dat er één ordner ontbreekt en welke.
De derde stap bij opruimen met 5S betreft het fysiek schoonmaken van de werkplek en werkomgeving. Definieer per gebied de doelstelling van het opruimen. Maak een begrijpbaar schema en verspreid dit. Definieer de verantwoordelijkheden voor de betrokkenen en eveneens de procedures voor reguliere schoonmaak. Rooster inspecties in en bepaal de doelen hiervan.
De vierde stap bij opruimen met 5S bevat het creëren van een consistente procedure voor die zaken die periodiek/dagelijks moeten worden uitgevoerd, zoals scheiden, schikken en schoonmaken. “Doe alles wat je doet op de juiste wijze, altijd!” Door gestandaardiseerde procedures zijn verrassingen tot een minimum beperkt. Maak de procedures een vast onderdeel van het dagelijkse werk.
Een éénmalige grote schoonmaak van de werkomgeving is nimmer verspilde moeite. Echter, voor een blijvend resultaat is borging nodig. De vijfde en laatste stap bij opruimen met 5S is het systematiseren. Oftewel het borgen van de andere stappen: zorg voor behoud en continuïteit, het altijd volgen van de gestandaardiseerde procedures. Hiervoor kun je gebruik maken van hulpmiddelen zoals controlelijsten of audits op orde en netheid. Presenteer de resultaten aan de betrokkenen.
Tip: Maak foto’s van de werkomgeving en werkplekken vóór en ná de 5s actie.
Opruimen met 5S is géén doel op zich. Het gaat om het resultaat, immers een georganiseerde, schone en efficiënte werkplek:
De medewerkers van Zomaakjehetzelf.nl zijn dagelijks bezig om de website aan te vullen en te verbeteren. Doel is om zo compleet en correct mogelijk te zijn.
Mocht jij een vraag en/of een opmerking hebben, laat dit dan horen. Stuur een e-mail naar: han@zomaakjehetzelf.nl.